Procurement & Contract Officer

Location Jakarta, Indonesia
APPLICATIONS CLOSE – 6^th November 2023, 5.00 PM Jakarta time

Program Background/ Latar Belakang Program
The SKALA Program is a significant Australian investment designed to help Indonesia address regional disparities in development. SKALA will contribute to this objective by strengthening selected elements of Indonesia’s large and complex decentralised government system responsible for the delivery of basic services (Layanan Dasar). The SKALA Program’s core approach is to facilitate better collaboration (Kolaborasi) between Indonesian government stakeholders, at national and subnational levels, to help realise synergies (Sinergi) that will trigger improved service delivery. Moreover, SKALA will build on, and take to scale, the successes and learning from Australia’s previous 17 years of support to Indonesia’s decentralised government system. The SKALA Program is to be implemented through the following three pillars:

• Pillar 1: Stronger national level enabling environment for sub-national service delivery
• Pillar 2: Better sub-national governance for service delivery
• Pillar 3: Greater participation, representation and influence for women, people with disabilities and vulnerable groups

Program SKALA adalah investasi signifikan dari Australia yang dirancang untuk membantu Indonesia mengatasi kesenjangan regional dalam pembangunan. SKALA akan berkontribusi untuk mencapai tujuan ini dengan memperkuat elemen-elemen terpilih dari sistem desentralisasi pemerintahan yang besar dan kompleks di Indonesia yang bertanggung jawab atas penyediaan layanan dasar. Pendekatan inti Program SKALA adalah memfasilitasi “Kolaborasi” yang lebih baik antara pemangku kepentingan pemerintah Indonesia, di tingkat nasional dan daerah, untuk membantu mewujudkan “Sinergi” yang akan memicu peningkatan penyediaan layanan. Selain itu, SKALA akan membangun dan meningkatkan, pembelajaran dan keberhasilan dari dukungan Australia selama 17 tahun sebelumnya terhadap sistem desentralisasi pemerintahan Indonesia. Program SKALA dilaksanakan melalui tiga pilar berikut:

• Pilar 1: Lingkungan pendukung tingkat nasional yang lebih kuat untuk penyediaan layanan daerah
• Pilar 2: Tata kelola daerah yang lebih baik untuk penyediaan layanan
• Pilar 3: Partisipasi, keterwakilan dan pengaruh yang lebih besar bagi perempuan, penyandang disabilitas dan kelompok rentan.
  

About DT Global/ Tentang DT Global
DT Global is shaping a future where sustainable development and innovation empower individuals, communities, and nations. We work in partnership with local stakeholders to foster inclusive prosperity, social equity, and environmental stewardship. Our global team of 2,500 staff and experts work in over 90 countries to solve complex problems in the peacebuilding, governance, economic development, environment, and human development sectors. With a track record of technical excellence and more than 60 years of international development experience and relationships, we deliver innovative solutions that transform lives.

For more information, please see www.dt-global.com

 
DT Global membentuk masa depan di mana pembangunan berkelanjutan dan inovasi memberdayakan individu, komunitas, dan bangsa. Kami bekerja dalam kemitraan dengan pemangku kepentingan lokal untuk mendorong kemakmuran inklusif, keadilan sosial, dan pengelolaan lingkungan hidup. Tim global kami yang terdiri dari 2.500 staf dan pakar bekerja di lebih dari 90 negara untuk memecahkan masalah kompleks di sektor pembangunan perdamaian, tata kelola, pembangunan ekonomi, lingkungan hidup, dan pembangunan manusia. Dengan rekam jejak keunggulan teknis dan lebih dari 60 tahun pengalaman dan hubungan pembangunan internasional, kami memberikan solusi inovatif yang mengubah kehidupan.

Untuk informasi lebih lanjut, silakan lihat www.dt-global.com

The Role/Tentang Posisi
This position works closely with the Procurement Manager to support procurement activities undertaken by SKALA in line with relevant policies and procedures. This position also provides administrative support to both the Procurement Unit and Grants & Contracts Unit.

Posisi ini bekerja dengan Manajer Pengadaan untuk mendukung kegiatan pengadaan yang dilakukan SKALA yang sejalan dengan kebijakan dan prosedur terkait. Posisi ini juga memberikan dukungan administratif kepada Unit Pengadaan dan Unit Hibah & Kontrak.
 

Click on the link or copy paste it to access the full Terms of Reference for this position/ Klik tautan berikut untuk mengakses Kerangka Acuan untuk posisi ini:
https://tinyurl.com/mryprzrv

About You?/Tentang Anda

Specific Responsibilities/Tugas dan Tanggung Jawab

The key roles and responsibilities of the position are as follows:

Peran dan tanggung jawab utama dari posisi tersebut adalah sebagai berikut:

Procurement

• Support the procurement process, to help ensure that procurements of goods and services are undertaken in line with SKALA policies/procedures and Commonwealth Procurement Rules (CPRs), and other guidelines as required. Specifically:
  – Assist with the preparation of tender documentation and support the procurement process from advertisement through to contract finalization as required
  – Assist with the preparation and coordination of Request for Quotation, Request for Proposal and other solicitation documentation, including developing or reviewing specifications and scopes of work,
  – Distribute solicitation documents, act as the point of contact during the solicitation period, respond to bidder inquiries and questions in consultation with the Procurement Manager,
  – Support the evaluation of quotations/proposals including analysis
  – Support the preparation of procurement outcome documentation, obtain appropriate approvals, and supporting the drafting of agreements for review and signature,
  – Assist in liaising with successful/unsuccessful bidders,
  – Assist in processing contract modifications as required,
  – Ensure all procurement actions are fully documented and auditable
• Draft quotation summary documentation (summary bidding forms) as required.
• Support subnational offices with the procurement of goods and services as required
• Draft Corporate Service Agreements, Purchase Order Agreements, and Tasking Notes for simple contracts as required.
• Coordinate the filing of procurement and contracts documentation, ensuring that all procurement records and associated approvals are filed accurately and systematically.
• Provide administrative support to the Procurement Unit as required

Pengadaan

• Membantu proses pengadaan, untuk memastikan bahwa pengadaan barang dan jasa dilakukan sejalan dengan kebijakan/prosedur SKALA dan Commonwealth Procurement Rules (CPRs), dan pedoman lain yang diperlukan. Secara khusus:
  – Membantu menyiapkan dokumen lelang dan membantu proses pengadaan mulai dari iklan hingga finalisasi kontrak sesuai kebutuhan,
  – Membantu menyiapkan dan berkoordinasi mengenai Permintaan Penawaran, Permintaan Proposal dan dokumen permohonan lainnya, termasuk mengembangkan atau meninjau spesifikasi dan ruang lingkup pekerjaan,
  – Membagikan dokumen permohonan penawaran, bertindak sebagai narahubung selama periode permohonan penawaran, menanggapi pertanyaan – pertanyaan peserta lelang dan berkonsultasi dengan Manajer Pengadaan,
  – Membantu proses evaluasi penawaran/proposal termasuk analisis,
  – Membantu dalam menyiapkan dokumen hasil pengadaan, memperoleh persetujuan yang sesuai, dan membantu penyusunan kontrak untuk ditinjau dan ditandatangani,
  – Membantu sebagai penghubung dengan penawar yang berhasil/tidak berhasil,
  – Membantu dalam proses modifikasi kontrak sesuai kebutuhan,
  – Memastikan semua proses pengadaan didokumentasikan dan sesuai dengan standard dokumen audit.
• Menyusun dokumentasi ringkasan penawaran (summary bidding form) sesuai kebutuhan,
• Mendukung kantor-kantor daerah dalam pengadaan barang dan jasa sesuai kebutuhan,
• Menyusun Corporate Service Agreements, Purchase Order Agreements, dan Catatan Penugasan untuk kontrak sederhana sesuai kebutuhan.
• Mengkordinir penyimpanan dokumen pengadaan dan kontrak, memastikan bahwa semua dokumen pengadaan dan kontrak tersimpan secara akurat dan sistematis.
• Memberikan dukungan administratif kepada Unit Pengadaan jika diperlukan.

Contract Management

• Coordinate the filing of contract and grant documentation, ensuring that all records and associated approvals are filed accurately and systematically.
• Provide administrative support to the Contracts & Grants Unit as required

Manajemen Kontrak

• Mengkoordinir penyimpanan dokumen kontrak dan hibah, memastikan bahwa semua dokumen dan kontrak tersimpan secara akurat dan sistematis.
• Memberikan dukungan administratif kepada Unit Kontrak & Hibah jika diperlukan.

Other Duties

1. Comply with DFAT, DT Global and SKALA policies on gender, disability, fraud and anticorruption, child protection, PSEAH and the environment.
2. Ensure compliance and adherence to various operational policies, guidelines and manuals issued by DT Global and SKALA.
3. Proactively identify and report risks and manage risks within your level of accountability.
4. Undertake other duties as required by the Program.

Tugas Lainnya

1. Mematuhi kebijakan DFAT, DT Global dan SKALA tentang gender, disabilitas, fraud dan antikorupsi, perlindungan anak, PSEAH (Pencegahan eksploitasi, kekerasan dan pelecehan seksual)  dan lingkungan.
2. Memastikan kepatuhan terhadap berbagai kebijakan operasional, pedoman dan manual yang dikeluarkan oleh DT Global dan SKALA.
3. Secara proaktif mengidentifikasi dan melaporkan dan mengelola risiko sesuai dengan tingkat akuntabilitas Anda.
4. Melaksanakan tugas-tugas lain sebagaimana ditugaskan oleh Program.

Job Requirements

•  Work environment involves only infrequent exposure to disagreeable elements and minor physical exertion and/or strain.
• Work may require long, and flexible hours as needed. Travel is based on need.

Kondisi Pekerjaan

• Lingkungan kerja yang terkadang melibatkan unsur-unsur yang tidak menyenangkan dan aktivitas fisik ringan dan/atau ketegangan.
• Pekerjaan mungkin menuntut jam kerja yang panjang dan fleksibel sesuai kebutuhan. Perjalanan dinas dilakukan berdasarkan pada kebutuhan.

Relationship Management

This position will work closely and effectively with a range of stakeholders, including all other Program staff, the DT Global corporate team and other external service providers. The position will report to the Procurement Manager.

Manajemen Hubungan

Posisi ini akan bekerja erat dan efektif dengan berbagai pemangku kepentingan, termasuk seluruh staf Program lainnya, tim korporat DT Global, dan penyedia layanan eksternal lainnya. Posisi tersebut akan melapor kepada Manajer Pengadaan.

Selection Criteria/Kriteria Seleksi

Essential/Esensial

• Relevant tertiary qualifications in management or similar
• At least 2 years of experience working on procurement and contract management in donor-funded programs in Indonesia.
• Experience in managing small grants portfolio is preferred
• An analytical, problem-solving personality with the ability to negotiate and build relationships with vendors.
• Demonstrated understanding of the Commonwealth Procurement Rules and Value for Money principles
• Proactive in anticipating problems and promoting functions.
• Ability to work with diverse teams in a fast-based environment
• Memiliki kualifikasi perguruan tinggi yang relevan di bidang manajemen atau sejenisnya.
• Setidaknya 2 tahun pengalaman bekerja di bidang pengadaan dan manajemen kontrak dalam program yang didanai donor di Indonesia.
• Berpengalaman dalam mengelola portofolio hibah kecil lebih diutamakan.
• Kepribadian analitis, pemecah masalah dengan kemampuan bernegosiasi dan membangun hubungan dengan vendor.
• Menunjukkan pemahaman terhadap Commonwealth Procurement Rules dan prinsip-prinsip Value for Money.
• Proaktif dalam mengantisipasi permasalahan dan meningkatkan fungsi.
• Kemampuan untuk bekerja dengan tim yang beragam dalam lingkungan cepat berubah.

Preferrable/Lebih disukai

• Working experience specifically in development program in Indonesia would be an advantage.
• Basic communications skills in English.
• Memiliki pengalaman kerja khususnya dalam program pembangunan di Indonesia akan menjadi nilai tambah.
• Memiliki kemampuan dasar dalam komunikasi Bahasa Inggris

Important Notes:

This position is reserved for People with Disability only. SKALA will provide reasonable arrangement, modification or adjustment to the work environment for the selected applicants to support them performing their job.

Catatan Penting:

Posisi ini hanya diperuntukkan bagi Penyandang Disabilitas. SKALA akan melakukan pengaturan, modifikasi, atau penyesuaian lingkungan kerja secara wajar bagi pelamar yang terpilih untuk mendukung mereka dalam melakukan pekerjaannya.

Remuneration/Remunerasi
Successful Indonesian nationals will be engaged under a national contract in IDR and will be subject to Indonesian employment regulations and tax obligations.

 Warga negara Indonesia yang berhasil akan terikat dalam nasional kontrak didalam Rupiah dan akan tunduk pada peraturan ketenagakerjaan Indonesia dan kewajiban pajak.

 
HOW TO APPLY/Bagaimana Cara Melamar
Click the ‘Apply Now’ button/Klik tombol “Apply”

 
Please submit/Mohon Kirimkan Dokumen Berikut:

1) Your CV/CV Anda
2) A cover letter addressing the essential selection criteria (maximum 2 pages)/ Surat Lamaran Pekerjaan yang merespon kriteria seleksi (maksimum 2 halaman)

  
APPLICATIONS CLOSE – 6^th November 2023, 5.00 PM Jakarta time
  
Should this role be of interest, we encourage you to apply as soon as possible.  Kindly note only shortlisted applicants will be contacted.